Artikel af Willem Standaert, Associate Professor, Université de Liège
Alle, der arbejder i en organisation, kender det: møder afløser hinanden i et hektisk tempo. I gennemsnit tilbringer ledere 23 timer om ugen i møder. Meget af det, der foregår i dem, betragtes som værende af lav værdi eller endda direkte kontraproduktivt. Paradokset er, at dårlige møder skaber endnu flere møder… i et forsøg på at reparere den skade, som de foregående har forårsaget.
Og alligevel var møder i lang tid ikke et emne inden for ledelsesforskning. En håndbog fra 2015 lagde grundlaget for det spirende felt “Meeting Science”. Forskningen viste blandt andet, at det egentlige problem måske ikke er antallet af møder, men snarere hvordan de er designet, manglen på klarhed om deres formål, og de uligheder, de (ofte ubevidst) forstærker.
Møder kan enten fremme trivsel eller skade den
I vores række af studier, gennemført under og efter Covid-19-pandemien, fandt forskere, at møder både kan fremme og skade deltagernes trivsel. At deltage i for mange møder kan føre til udbrændthed og intentioner om at forlade organisationen; men møder kan også øge medarbejder-engagementet.
Den store udbredelse af hjemmearbejde og virtuelle møder, fremskyndet af pandemien, har introduceret nye kilder til træthed: kognitiv overbelastning, hyperforbindelse og manglende adskillelse mellem arbejde og privatliv. Men virtuelle møder gør det også muligt at opretholde løbende social interaktion og en forståelse af medarbejderens rolle i organisationen.
Kvinder taler mindre i videokonferencer
Disse nye mødeformater opleves ikke ens af alle.
Et af de mest slående fund handler om taletid i virtuelle møder. I en undersøgelse med hundredvis af medarbejdere var resultaterne tydelige: Kvinder rapporterede, at de havde sværere ved at komme til orde i onlinemøder end i møder ansigt til ansigt. Flere faktorer forklarer dette fænomen: hyppigere afbrydelser, usynlighed på delte skærme, vanskeligheder med at aflæse nonverbale signaler, eller den dobbelte mentale belastning, når møder foregår hjemmefra.
Med andre ord: virtuelle møder – selvom de potentielt kan demokratisere adgangen – kan faktisk forstærke kønsuligheder, hvis man ikke er opmærksom.
Et møde bør designes – ikke bare udholdes
Stillet over for det, vi kalder “meeting madness”, er løsningen ikke at fjerne møderne helt, men at designe dem bedre. Det begynder med et simpelt, men ofte glemt spørgsmål: Hvorfor mødes vi?
Baseret på vores serie af studier, som dækker tusindvis af møder, findes der fire hovedtyper af mødeformål:
1. at dele information
2. at træffe beslutninger
3. at udtrykke følelser eller meninger
4. at opbygge arbejdsrelationer
Hver af disse målsætninger kræver, at deltagerne foretager forskellige ting, såsom at se ansigter, høre intonationer, observere reaktioner eller dele en skærm. Og ingen mødeform (audio, video, hybrid eller fysisk) er universelt bedst til alle typer af formål. Formatet for et møde bør vælges ud fra dets primære mål – ikke ud fra vane eller teknologisk bekvemmelighed.
Forskning peger desuden på enkle, men stærke greb til at forbedre den samlede mødeoplevelse:
– del en tydelig dagsorden og relevante dokumenter på forhånd, så deltagerne føler sig forberedte
– brug håndsoprækningsværktøjer, anonyme chats eller systematiske “rundt om bordet”-talerunder
– moderér aktivt – mødeledere skal balancere bidrag, fremme deltagelse og undgå eksklusion
Et spejl af organisationskulturen
Møder er ikke neutrale. De afspejler – ofte ubevidst – en organisations kultur, magtforhold og implicitte prioriteringer. Dataene er klare: Der findes måder at forbedre møder på. Det, der mangler, er, at virksomheder og ledere anerkender møders transformative potentiale.
En virksomhed, hvor kun de mest højlydte stemmer bliver hørt i møder, er sjældent inkluderende uden for mødelokalet. Omvendt kan veltilrettelagte møder blive rum for samskabelse, respekt og kollektiv innovation.
Målet bør ikke være at afholde færre møder, men bedre møder. Møder, der respekterer alles tid og energi. Møder, der giver en stemme til alle. Møder, der skaber forbindelse.
Denne artikel er en oversat udgave af artiklen, “Why Meetings Can Harm Employee Well-Being”,oprindeligt publiceret af The Conversation. Artiklen er genudgivet under Creative Commons-licensen CC BY-ND 4.0
.
Relaterede artikler:
Videnskaben om trods: Hvorfor folk adlyder – og hvordan man kan gøre modstand
Videnskaben har talt: Vi når vores mentale top omkring 60 års alderen
Er du i en midtkarriere eller seniorstilling? Frygt ikke AI – du har måske en vigtig fordel
